Quelles sont les obligations comptables d’une association ?

La loi du 1er juillet 1901 ne définit aucune obligation comptable pour les associations, mais selon leur activité ou leurs ressources, certaines exigences peuvent s'appliquer. Cet article vous aide à déterminer si votre association est concernée et comment gérer facilement sa comptabilité.

Quels sont les documents comptables obligatoires pour une association ?

Les obligations comptables d'une association dépendent de plusieurs critères, notamment son activité économique et son budget annuel. Toutefois, certaines règles de base établies par le plan comptable général s'appliquent à la majorité des associations. Elles doivent notamment tenir un registre comptable qui enregistre toutes les opérations financières, qu'il s'agisse de recettes ou de dépenses. Ce registre, aussi appelé "journal", doit être à jour et lisible, permettant ainsi à tout membre ou partenaire de l’association de vérifier la bonne gestion des fonds.

Les pièces justificatives des opérations comptables doivent également être conservées pendant une durée de 10 ans. Ces documents incluent les factures, les relevés bancaires, les reçus, et tout autre justificatif des transactions. L'objectif est de pouvoir prouver la réalité des mouvements financiers en cas de contrôle.

Pour les associations ayant une activité économique (par exemple, vente de produits ou prestations de services), des obligations supplémentaires existent. Elles doivent établir des comptes annuels comprenant un bilan comptable, un compte de résultat et une annexe. Cela permet de rendre compte de la situation financière de l'association de manière claire et standardisée.

• Le bilan comptable des associations : Le bilan comptable d’une association est très similaire à celui des entreprises. Il comporte deux colonnes : l’actif et le passif. Parmi les comptes spécifiques aux associations, on retrouve le compte des usagers, les fonds associatifs et les fonds dédiés. Ce bilan permet d’évaluer le patrimoine de l’association à un moment donné.

• Le compte de résultat : Le compte de résultat d’une association suit le plan comptable général, mais avec quelques spécificités. Au lieu de parler de bénéfice ou de perte, on utilise les termes d’excédent ou de déficit. Certains comptes sont également propres aux associations, comme le compte « engagement à réaliser sur ressources affectées », le compte « cotisations » ou encore le « report des ressources non utilisées ».

• L’annexe : L’annexe comptable d’une association doit respecter les règles du plan comptable général, tout en prenant en compte les spécificités de chaque structure. Certaines associations, notamment celles du secteur social ou médico-social, doivent établir des comptes administratifs adaptés à leur activité.

Est-ce qu'une association doit faire un bilan ?

Toutes les associations ne sont pas tenues de faire un bilan, mais dans certains cas, cette obligation s’impose. Les associations ayant une activité économique et dépassant certains seuils financiers sont tenues de respecter des règles de comptabilité similaires à celles des entreprises. Ces seuils sont les suivants :

• 50 salariés

• 3,1 millions d’euros de chiffre d'affaires ou de ressources

• 1,55 million d’euros de total du bilan

Les associations dépassant ces seuils sont soumises à une comptabilité dite "d'engagement". Cela signifie qu'elles doivent non seulement établir un bilan, mais aussi un compte de résultat et une annexe. Ces documents donnent une image fidèle de leur situation financière, leur permettant d'évaluer leur patrimoine et leur solvabilité.

En revanche, les petites associations, sans activité lucrative ou avec des budgets modestes, peuvent se contenter d'une comptabilité de trésorerie. Celle-ci consiste simplement à enregistrer les flux de trésorerie entrants et sortants sans obligation de faire un bilan.

Comment tenir la comptabilité d’une association ?

La tenue de la comptabilité d'une association doit être rigoureuse et régulière. Il est recommandé de définir dès le départ un cadre clair pour éviter toute erreur ou omission. Le trésorier de l’association, souvent responsable de la gestion comptable, doit veiller à enregistrer chaque mouvement financier dans un journal comptable. Ce suivi régulier permet non seulement d’avoir une vision claire des finances, mais aussi de rendre des comptes aux membres de l’association.

Certaines associations, notamment les plus petites, peuvent opter pour des outils simples comme des tableurs Excel ou des logiciels de comptabilité gratuits. Cependant, pour les structures plus importantes ou ayant une activité commerciale, il peut être judicieux d’utiliser un logiciel de comptabilité plus avancé ou de faire appel à un expert-comptable. Ce dernier pourra les aider à respecter les obligations légales et à s’assurer de la fiabilité des comptes.

Enfin, il est important de noter que les comptes de l’association doivent être approuvés chaque année en assemblée générale. Cette étape est cruciale car elle engage la responsabilité des dirigeants et garantit la transparence vis-à-vis des membres et des partenaires financiers.